Aplicación del Enfoque del Sistema de Control Interno (página 2)

NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA ACTIVIDAD DE CIENCIA Y
TÉCNICA

I. Objetivos estratégicos:

• Incrementar los resultados científico –
  técnicos asociados a la solución de los
  problemas territoriales y nacionales, priorizando la
  transferencia de tecnologías y la
  generalización en la modalidad de
  proyectos.

• Aumentar publicaciones en revistas de alta
  visibilidad, especialmente a nivel nacional.

• Perfeccionamiento del los trabajos en el Forum, la
  ANIR y las BTJ, logrando resultados destacados en el
  territorio.

II – Funciones de la Dirección de
Ciencia y Técnica: [1]

• Asesorar a los departamentos, facultades y grupos,
  por medio de sus respectivas Comisiones Científicas,
  en la planificación de la actividad de Ciencia y
  Técnica, a mediano y corto plazo.

• Establecer las relaciones de coordinación y
  los convenios necesarios a nivel territorial para la
  actividad de Ciencia y Técnica.

• Dar seguimiento a la marcha de los planes
  estratégicos y tácticos en los diferentes
  niveles y conducir las modificaciones pertinentes.

• Controlar y evaluar la calidad de las actividades de
  Ciencia y Técnica, de manera frecuente, parcial y
  final, a partir de la medición del impacto en sus
  diferentes formas, con énfasis en el momento del
  Balance Anual de Ciencia y Técnica.

• Regular y controlar la documentación de
  Ciencia y Técnica y trabajar por la adecuada
  disciplina informativa.

• Conducir el Movimiento del Forum y contribuir al
  funcionamiento de otros entes aglutinadores como las BTJ y la
  ANIR.

• Asesorar a la base en cuanto a la
  participación en convocatorias a premios locales,
  nacionales e internacionales, tales como los del CITMA, la
  Academia de Ciencias, etc.

• Conducir el proceso de mejora continua para la
  elevación de la calidad de la actividad de Ciencia y
  Técnica según el reglamento de
  acreditación.

III – Procedimientos para la planificación,
control y evaluación la actividad de Ciencia e
Innovación Tecnológica.

3.1 – Sobre la modalidad predominante para la
organización de la actividad de ciencia e
innovación: Toda la actividad investigativa debe
concretarse a través de proyectos, los cuales se
elaborarán de acuerdo con la metodología que se
oriente según el tipo de programa al que se asocie (ver
documentos normativos en cada caso). Se debe priorizar la
elaboración de proyectos alrededor de investigaciones
asociadas a Maestrías y Doctorados, lo cual contribuye a
la búsqueda de financiamiento externo para tales procesos
de formación de recursos humanos.

3.2 – El Plan de Ciencia y Técnica para
el año: Cada Facultad y Dpto. deben tener el Plan de
Ciencia y Técnica con la correspondiente aprobación
del Decano, previa evaluación en la Comisión
Científica. Dicho plan debe contemplar:

• Líneas de investigación.

• Proyectos en ejecución:

• a- Código y Número

• b- Título del proyecto

• c- Equipo de investigación

• d- Tarea del año

• e- Resultados esperados

• f- Vínculo con el trabajo
  científico – estudiantil

• g- Publicaciones y otras producciones
  científicas asociadas

• h- Otros aspectos de interés.

IV – Integración del área de
Ciencia y Técnica con otras ARC:

El ARC de Ciencia y Técnica debe trabajar
integrada, de manera especial, con las siguientes ARC: Postgrado
y Aseguramiento Material y Financiero (AMF).

Es válido en este acápite lo planteado al
abordar el ARC de Postgrado: las diversas actividades de
postgrado que implican un componente investigativo de
envergadura, deben diseñarse teniendo en cuenta el Plan de
Ciencia y Técnica; ello es especialmente válido en
el caso de las tesis de Maestrías y Doctorados.

En cuanto al vínculo con el AMF, el mismo se
traduce en:

• Realización de servicios
  científico-técnicos

• Ejecución de Proyectos

• Comercialización de productos

• Realización de Eventos

Evaluación de riesgos en el
Área de Resultados Clave "Ciencia y
Técnica".

Identificación de los riesgos.

La identificación de riesgos es la primera etapa
del proceso y es sumamente importante, dado que ella nos permite
determinar de una manera más exacta la exposición a
un riesgo o pérdida.

Para poder desarrollar esta actividad se utilizaron
algunas herramientas las cuales son:

• Cuestionarios (fueron aplicados a la Jefa de Carrera
  y al Decano de la Facultad de Ciencias
  Económicas).

• Entrevistas (al Jefe de Departamento y al
  Responsable del Área de Resultados Claves de Ciencia y
  Técnica de la Facultad de Ciencias
  Económicas).

Teniendo en cuenta los criterios para la medición
del objetivo del área de resultado clave de ciencia y
técnica, nos damos cuenta que la variable mas afectada es
la relacionada con el impacto de esta área en lo social;
ya que fue la única a la que no se le dio cumplimiento y
de aquí es que nos damos cuenta que no se previeron los
riesgos que podrían evitar el cumplimiento de los
objetivos.

Clasificación de los
Riesgos.

Con relación a la
Dirección:

• Pasivos: Son aquellos que existen de
  manera potencial, pero que la organización no ejerce
  de manera consciente acción alguna sobre ellos, lo
  cual puede estar dado por las siguientes razones:
  considerarlos insignificantes ante la amenaza que implican al
  patrimonio, o porque no los han identificado y desconocen su
  existencia.

Con relación al Tiempo:

• Estáticos: Están
  conectados con pérdidas causadas por la acción
  irregular de las fuerzas de la naturaleza o los errores y
  delitos del comportamiento humano y que resultan una
  pérdida para la sociedad.

Con relación al Origen:

• Morales: Son los que se crean por la
  actitud mental de un individuo.

Con relación a lo
Económico:

• No-Financieros: Riesgos que no pueden
  ser medidos estrictamente en términos monetarios.
  Aunque puedan existir implicaciones financieras, pero el
  resultado final y real sólo puede ser valorado
  mediante las implicaciones humanas que conllevan a estas
  decisiones.

Con relación a la Causa:

• Especulativos: Son aquellos cuyo
  resultado puede producir una pérdida o una
  ganancia.

 El Administrador de Riesgos dispone de diversos
métodos de trabajo, procedimientos y alternativas que le
permitirán desarrollar la evaluación de los riesgos
a la que se expone su entidad.

Entre  estos  métodos  tenemos los
siguientes:

1. Método para la obtención de 
 información necesaria en la medición de los
riesgos:

• Sistematizar y organizar la información
  básica-necesaria para medir los riesgos y
  jerarquizarlos es un método simple pero muy
  efectivo.

• Riesgos Legales y Contractuales

      Límites fijados
por:

• Contratos.

• Código Civil.

• Leyes  del Trabajo.

• Riesgos Personales

      Límites fijados
por:

• Leyes del Trabajo.

• Seguridad Social.

• Contratos Colectivos de Trabajo.

• Riesgos  de las Propiedades
  Físicas

Para este tipo de riesgo la cuantificación se
fija sobre la base del valor del bien dañado.

El valor del bien se determina por las informaciones
siguientes:

• Costo de adquisición.

• Valor en libros o contable.

• Valor de reproducción.

• Valor de reposición.

• Valor real o actual.

• 2. Método del criterio de frecuencia
  de Prouty: Este método clasifica los riesgos
  según el criterio de frecuencia de pérdida ante
  la ocurrencia de sucesos. Los riesgos se agrupan con arreglo
  a los criterios siguientes:

• Riesgo poco frecuente: Si la frecuencia de
  pérdida es casi nula, prácticamente el evento
  no sucede.

• Riesgo Ligero: Aunque posible, el evento no
  podría suceder en corto plazo.

• Riesgo moderado: Si la frecuencia sucede una vez en
  un lapso de tiempo.

• Riesgo frecuente: Si la frecuencia sucede
  regularmente.

• 3. Método del criterio de gravedad o
  financiero: Este método clasifica los riesgos
  según el impacto financiero que tengan sobre la
  entidad. Los riesgos se agrupan con arreglo a los criterios
  siguientes:

• Riesgo leve: Si el impacto financiero de las
  pérdidas se puede llevar contra el presupuesto de
  gastos y este lo asume.

• Riesgo moderado: Si el impacto financiero de las
  pérdidas hace necesario una autorización fuera
  del presupuesto para sobrellevarlo
  financieramente.

• Riesgo grave: Si el impacto financiero de las
  pérdidas afecta las utilidades, pero se mantiene la
  continuidad del proceso productivo.

• : Si el impacto financiero de las
  pérdidas pone en peligro la supervivencia de la
  entidad.

ARBOL DE RIESGO

Sistema de Información para la
Gestión de Ciencia e Innovación tecnológica
para la universidad.

Un sistema
de información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una
empresa o negocio. La universidad cubana con la
implementación del nuevo concepto de control interno a
través de sus componentes que son muchos y con variados
matices tiene como beneficio: un cambio en la mentalidad de los
directivos universitarios y todos los trabajadores en cuanto al
alcance, el enfoque y los objetivos del control interno y las
responsabilidades de todos para con el sistema; mejor
organización del trabajo al quedar establecidos los
manuales de organización y el diseño de cada puesto
de trabajo; poseer indicadores para evaluar el desempeño
de cada área funcional y cada puesto de trabajo; poder
diseñar actividades de control según las
características de cada proceso y adecuadas al resultado
de una identificación y evaluación de sus riesgos;
contribuir al autocontrol; y fortalecer la autoridad y el
liderazgo. Es por ello que se hace necesario he importante un
adecuado flujo de información y que transite por los
canales de comunicación mas oportunos y
pertinentes.

Luego de haber identificado los objetivos
estratégicos de la Ciencia y la Técnica en el
Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Facultad de
Ciencias Económicas, se selecciona como una
información de trascendencia para el cumplimiento de los
mismos, el Balance Anual del Trabajo Científico
Técnico el cual es un proceso anual de auto
evaluación que se realiza en las instancias universitarias
y se completa con la evaluación global que realiza el MES
mediante el sistema de indicadores medidores del desempeño
científico de cada centro.

Este proceso debe conllevar un análisis profundo,
lo más participativo posible, desde la base, para
determinar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el
avance alcanzado en materia de desarrollo científico y
tecnológico, comparado con periodos anteriores y su
contribución a nuestra sociedad. El Balance debe concluir
con un informe que exprese los resultados alcanzados, los avances
comparativos y las contribuciones realizadas.

CONTENIDO DEL INFORME BALANCE
ANUAL

El Balance Anual del Trabajo
Científico Técnico de la Organización toma
como base esencial la información y la valoración
de los resultados y avances que informan las universidades y los
centros de investigación en sus Informes de Balance, de
ahí la importancia y necesidad que los mismos tengan una
alta calidad informativa.

• 1. Análisis del cumplimiento de los
  objetivos previstos para el período.

El Informe Balance debe recoger el análisis
realizado sobre el cumplimiento de los objetivos del año
evaluado a través de los criterios de medida concertados
para el año.

2. Ejecución del plan de proyectos de
investigación.

Este punto, que forma parte también del
análisis del cumplimiento de los objetivos del año,
debe incluir la valoración del cumplimento de los
principales compromisos contraídos con las diversas
instancias del país, en el Plan de Proyectos de
Investigación.

3. Impacto de los resultados científicos y
tecnológicos.

La medición de los aportes (IMPACTO)
de la ciencia y la técnica, es un elemento que debe
continuar perfeccionándose, con el fin de poder expresar
de forma más precisa la contribución que se realiza
al desarrollo de la sociedad cubana mediante el proceso de
investigación. En el Informe Balance debe tratarse de
plasmar con la mayor precisión y veracidad posible la
información sobre estas contribuciones.

Se informará fundamentalmente sobre los impactos
(aportes favorables) de carácter económico,
ambiental y social.

Sistema de
información.

El Sistema de Información se
diseñó atendiendo a la estrategia y al programa de
la actividad de la ciencia y la técnica, en
correspondencia a su objeto social y a las actividades para las
cuales fue creada la misma.

Se hizo con el objetivo de apoyar la
estrategia, la misión, la política y los objetivos
de esta área.

Debemos destacar que tanto el diseño
como la estructura del sistema constituye un proceso eficiente al
logro d los objetivos y precisar además que de esta forma
la información fluye con un grado de detalle ajustado al
nivel de toma de decisiones, refiriéndose a situaciones
externas como internas:

Externas:

El flujo de la información parte de
diversas vías:

• 1. CITMA
  NACIONAL—-Dirección de CT del
  MES—-CUIJ—-Facultad—-Dpto.

• 2. CITMA
  Territorial—-CUIJ—-Facultad—-Dpto.

• 3. CITMA
  Territorial—-Dirección de Ciencia y
  Técnica—-Facultad—-Dpto.

Interna:

El flujo de la información parte de
la siguiente vía:

1. Dirección de Ciencia y
Técnica del MES—–Vicerrectoría de Ciencia y
Técnica del CUIJ—-Facultad—-Dpto.

El CITMA Nacional es el encargado de emitir
políticas y programas por los cuales debe regirse la
actividad de ciencia y técnica. Además de estar
estrechamente relacionado con la dirección de ciencia y
técnica del MES, el cual posee 3 vertientes las cuales
son:

• 1. Formación del
  Profesional (los estudiantes con sus actividades
  científicas desde las propias asignaturas, hasta los
  eventos).

• 2. Formación de Postgrado
  (hacia adentro, es decir la actividad de superación
  para el claustro del centro y hacia fuera para los
  profesionales del territorio.)

• 3. Unidades de Ciencia y
  Técnica o Semejantes (los Centros de
  investigación).

Comunicación: La comunicación es la
manera en que las personas se relacionan entre sí y
conjugan sus esfuerzos. Es la transferencia de información
de persona a persona y se clasifica de la siguiente
manera:

• 1. Por Dirección:

Descendente:

• El CITMA normaliza, reglamenta, convoca y se lo
  proporciona a la Dirección de Ciencia e
  Innovación tecnológica del MES, esta la
  envía a la Vicerrectoría de Ciencia y
  Técnica del CUIJ, el cual luego se lo facilita al Jefe
  del objetivo en la Facultad.

• Las instituciones le piden un servicio
  científico-técnico a la Facultad y esta la
  envía al Departamento, posteriormente este lo tramita
  el grupo multidisciplinario (el cual esta compuesto por
  docentes investigadores y el colectivo científico
  estudiantil) el cual realiza el servicio
  propuesto.

• La Dirección Nacional del CITMA envía
  información a la Delegación Territorial
  presente en el Municipio, la cual posteriormente la
  envía a la Facultad, Luego pasa al departamento y
  consecutivamente a los Grupos Multidisciplinarios.

Ascendente:

• La realización de proyectos(que son el
  núcleo del sistema en este caso) se alimenta de las
  líneas de investigación departamentales, de la
  formación académica (maestrías,
  doctorados, especialidades) y de los programas de Ciencia e
  Innovación tecnológica (los cuales son
  rectorados por el CITMA); estos pueden ser nacionales,
  territoriales, ramales e institucionales. Los proyectos son
  realizados por los Grupos Multidisciplinarios, este le rinde
  cuenta al Departamento por la ejecución del proyecto a
  través del informe anual de Ciencia y Técnica.
  Luego con esta información el Departamento elabora el
  Balance de Ciencia y Técnica, posteriormente se le
  suministra esta información a al Facultad la cual
  confecciona el suyo y así ascendentemente hasta la
  realización del Balance Anual de Ciencia e
  Innovación Tecnológica en el Ministerio de
  Educación Superior y este le rinde cuenta
  posteriormente al CITMA.

• 2. Por Lenguaje:

• Verbal: Es la comunicación tanto
  formal como informal que se da en las organizaciones la cual
  incluye el diálogo, la discusión
  etc.

• Formal: es la comunicación que
  se da mediante comunicados, sistemas de información
  interna (oficial), la que contienen las políticas y
  procesos establecidos, la ofrecida por los supervisores en
  forma jerárquica.

• Informal: Comunica asuntos y
  situaciones reales o percibidas y no por eso es menos
  importante.

• No verbal: se compone de las actitudes
  y mensajes que no se expresan con palabras pero que pueden
  leerse mediante la forma de hablar, mirar, y gestos, entre
  muchas otras maneras y nos dan idea del pensamiento o
  reacción de las personas.

• El Contacto Físico

• La Apariencia

• La Voz

• El Entorno

• El Tiempo

• El diseño
  arquitectónico

• Objetos

Canales de
Comunicación:

Cada área expuesta en el Sistema de
Información de la Universidad tiene una dirección
de Ciencia y Técnica o un responsable que responde por ese
objetivo. Los canales de comunicación que utilizan para
dar y recibir las informaciones son:

• Las reuniones

• Despachos

• Entrevistas

• Vía telefónica

• Vía
  electrónica

• Etc.

Enfoque del Valor Agregado de la
Información

Conclusiones:

• El enfoque de valor agregado de la
  información trascendental Balance Anual de Ciencia y
  Técnica así como los canales de
  comunicación existentes son aspectos fundamentales
  para el cumplimiento de los objetivos en esta
  Área.

• Los objetivos del control interno y las
  responsabilidades de todos para con el sistema; propician una
  mejor organización del trabajo al contar con una
  identificación y evaluación de sus riesgos; lo
  cual contribuye al autocontrol; y fortalece la autoridad y el
  liderazgo.

BIBLIOGRAFIA:

• Resolución No.297 – 2003 del Ministerio
  de
  Finanzas y
  Precios.

• Reglamento de Acreditación de la
  Educación Superior, las distintas RM del
  CITMA

• http:// www.monografias.com

• http:// www.yahoo.com

[1] Se asumen como documentos básicos el
Reglamento de Acreditación de la Educación
Superior, las distintas RM del CITMA

Autor:

Lic. Yanet Villarreal
Reyes